Att introducera en förändring genom konferens och kommunikation

Många bra flyttar inleds med en konferens. Förändringsledarskap handlar mycket om att vara en god kommunikatör och att kunna berätta för människor varför en förändring ska genomföras. Det kan givetvis vara nervöst och ångest kan infinna sig om man inte är van vid att hålla i liknande saker. Om man ska hålla många olika fördrag osv är det viktigt att man har bra presentationsteknik, att man är duktig på att presentera saker muntligt. På konferenser brukar detta vara en stor del av det som händer. Här kommer lite tips till dig som är oerfaren i att hålla föredrag:

Syfte och mål

Skaffa dig ett exakt mål och skriv det detta. Vad är det du vill att de som lyssnar ska känna? Är det något du vill att de ska göra efter konferensen? Vad är det för typ av presentation du vill hålla? Är det känslor du vill väcka eller vill du uppmana till handling? Är det enbart tänkt att du ska informera om något? Allt detta är viktigt att ha klart för sig innan. Då kan du få ut rätt effekt av ditt föredrag.

Kommunikation

Det är inte alltid det vi säger förstås på rätt sätt. När ungdomar använder ord som ”lol” och ”swag” finns det nog en del vuxna som inte förstår innebörden i vad som sagts. Det som du ”stoppar in” i paketet är tyvärr inte alltid samma sak som ”kommer ut” när andra öppnar det. Alla tolkar givetvis det du säger på sitt sätt. Fundera över hur du blir så lite missförstådd du kan bli. Vilka är det du har föredrag för? Var ligger deras kunskapsnivå inom ämnet? Vad för slags språk kan jag använda för att bli förstådd?

Andra saker att ta i beaktning är vad de har för slags inställning till ämnet, varför de är där och vad har de för dagsform (givetvis kan ett föredrag som hålls kl 03:00 på natten vara intressant trots att folk gäspar).

Konferens Stockholm

Valet av konferenslokal kan vara avgörande för din framgångsrika konferens.

Mentalt avstånd

Det mentala avståndet hör ihop lite med kommunikationen. Det gäller att börja på rätt ställe. Att slänga in åhörarna i något de inte är redo att lyssna på är aldrig en bra idé. Försök lista ut var de befinner sig mentalt i förhållande till det du ska tala om. Precis som med kunder är mottagaren kung. Det är han själv som tolkar det du säger och han själv som kommer att agera utifrån det han tror du menar med det du sagt.

Material och Innehåll

Något som förenklar för dig som föreläsare otroligt mycket är om du själv vet mer om det du ska prata om än de som lyssnar. Var påläst när du ska föreläsa, ordentligt! Det är också mycket enklare för dig om du har det praktiska väl förberett. Vet om var du ska föreläsa någonstans, det är inget kul att stressa runt bland salar och hus några minuter innan du ska börja. Vet om vad du ska säga, det är väldigt genomskinligt när någon är oförberedd. Ha koll på vilka förutsättningar du har, praktiska delar som elektronik är ofta krångligt. Försök se situationen framför dig, hur kommer den att se ut?

Platsen

Spendera konferensen på ett trevligt ställe. Ha den inte på företagets eget område. Det finns många stora fördelar med detta. Om du letar efter konferens Stockholm rekommenderas starkt Essinge Konferenscenter. Bara en kvart från storstaden men ändå så naturskönt och en bit ”bort från allt”. Åhörare kommer att vara mer närvarande än om konferensen hålls i staden.

Renovera köket kan vara lösningen du behöver

Företag som känner att de börjar växa ur sina lokaler eller strävar efter en förändring kan ibland må bra av att göra renoveringar istället för en hel flytt. Det låter kanske konstigt att på en blogg som arbetar med företagsflytt och förespråkar detta istället lyfta renovering före flytt, men ibland är det faktiskt rätt väg att gå.

Det handlar om att göra punktinsatser istället för allt för drastiska förändringar. Vi har flera gånger varit inne på behovet av en genomtänkt och välplanerad flytt, för att inte hamna i fällor som skapar problem före, under och efter flytten. Till exempel skrev vi förra veckan om vikten av en kompetent projektledare. Kompetensen kan också handla om att avstyra en allt för stor förändring redan på ett tidigt stadium och istället styra företag i en annan men mer genomför riktning. Då kommer alltså det här med punktinsatser in.

Tre ytor på ett kontor

Vi brukar dela upp ett kontor i tre olika ytor. Det handlar om arbetsplatser, mötes- och konferensplatser samt avkopplingsplatser. Den först och sistnämnda härrör i första hand personalens dagliga arbete och därför är det just dessa som är viktigast att investera i för att öka personalens trivsel. Mötesplatserna är givetvis viktiga för interna möten, men i första hand skapas dessa för att kunna ta emot kunder på ett bra och respektabelt vis. Arbetsplatserna har vi pratat om och kommer att prata mer om, så detta inlägg fokuserar på avkopplingsplatserna och då i synnerhet köket.

Anställda på ett kontor ägnar en stor del av dagen i just köket. Alla har vi rast, oftast tre gånger om dagen, en på förmiddagen, en vid lunch och en på eftermiddagen. Det är kaffe som ska drickas, det är mackor som ska bredas, det är lunchlådor som ska värmas och det är frukt som ska sköljas. Och den företagare som inte satsar på en bra avkopplingsplats satsar inte heller på sina anställda, det är vår fasta övertygelse.

Köksrenovering är viktigt

I en bra avkopplingsplats kommer köksutrustningen in i bilden och här kan det vara att förespråka en köksrenovering i de fall där kontoret har fastnat i en äldre utrustning med slitna köksluckor och omodern utrustning. Detta tillsammans med att investera i nya möbler och övriga attribut som skapar en attraktiv miljö skapar också en högre trivsel och bättre förutsättningar för bra avkoppling.

Därför är tipset för den som inte känner sig mogen för en fullskalig flytt av sitt företag att istället genomföra punktinsatser för att på sätt förnya och förändra. Här finns möjligheter att byta ut möbler eller genomföra en köksrenovering, framförallt med fokus på avkoppling för sina anställda.

Trevlig helg!

Allt utgår från en bra projektledare

När du ska genomföra ett så pass stort och omfattande förändringsprojekt som att genomföra en flytt av ett företag utgår hela projektets framgång från en bra projektledare. Av erfarenhet vet vi samtidigt att en extern projektledare ofta kan innebära nya tankar och idéer som skapar bättre förutsättningar för ett lyckat flyttprojekt än om rekryteringen av projektledare sker internet.

Under rubriken ”Flytta företag” har vi delat in ett flyttprojekt i fyra delar, vilka är:

  1. Projektstart
  2. Analys och program
  3. Genomförande
  4. Avslut, uppföljning och rapport

Ansvaret för att denna projektplan kan uppfyllas ligger på projektledaren och därför krävs det att ledningen har erfarenhet och kunskaper nog för att kunna ro projektet i hamn. Vi tror att många företag inte besitter just denna kunskap internt på företaget, just därför att det inte är personernas huvudsakliga arbetsuppgifter. Samtidigt tar projektledning tid och därför kan en organisation där en anställd tar projektledningsansvaret innebära att andra uppgifter blir lidande och kanske krävs det då istället en rekrytering för att uppfylla de uppgifterna.

Rätt ledare till rätt projekt

Därför rekommenderar vi att projektledning för kommande flyttprojekt görs genom en extern projektledning, där en erfaren konsult anlitas för att leda projektet. En bra partner inom projektledning är Moment, som med lång erfarenhet kan driva din utveckling framåt genom kompetent projektledning. Moment sammanfattar tre punkter på framgångsrik projektledning som vi anser fångar kärnan väl till varför en extern projektledning är att förespråka:

  • Rätt ledare till rätt projekt. Om istället bara den som är tillgänglig i organisationen väljs kan detta påverka projektet negativt.
  • Erfarna projektledare har flera lyckade projekt bakom sig och arbetar endast med projektledning. Det skapar expertis.
  • Styrgruppens arbete underlättas, kostnaderna minskas, projektgruppen arbetar effektivt och risken för negativa överraskningar minskas.

Avslutningsvis: En föreläsare jag hade på högskolan sa en gång att det är omöjligt att driva ett projekt utan att bli ovän med den man driver det ihop med. Om det stämmer eller inte låter jag vara osagt, men om det stämmer blir jag hellre vän med någon utifrån än någon på mitt eget företag…

Trevlig helg!

Satsa på en lokal redovisningsbyrå när du flyttar

I samband med en flytt eller kanske en expansion av ditt företag till nya marknader i nya städer kanske du också behöver överväga om du inte ska byta till en ny redovisningsfirma. För även om du har ett etablerat samarbete med en lokal firma på din nuvarande ort kan det finns stora vinster i att samarbete med en revisor eller redovisningskonsult som känner till din nya marknad på ett mer ingående sätt.

En redovisningsbyrå kan finnas med och diskutera strategi och utveckling, utifrån fakta och visioner rörande ditt företag. Och om det är så att du väljer att flytta eller expandera till en ny stad i Sverige är det rimligt att du redan innan diskuterar ett sådant beslut med din redovisningsbyrå. Det kan du göra med den byrån du har i dagsläget, men vi rekommenderar dig att du söker samarbete även med en lokal aktör.

Du bör undvika att byta byrå helt och tvärt, men att inleda ett nytt samarbete under en övergångsperiod är bra för ditt företag. Om du känner dig helt nöjd med din nuvarande byrå finns det givetvis få anledningar att byta, bortsett från det lokala perspektivet som förs in i och med en ny byrå. Den största vinningen är just detta och du ska inte underskatta den möjligheten som gives om du väljer att byta byrå samtidigt som du byter stad.

 

Stockholm Skavsta Airport

Stockholm Skavsta Airport utanför Nyköping är en viktig del för tillväxten i Södermanland.

Regeringen satsar på Södermanland

Ett område i Sverige som har börjat vända efter några tuffa år är Södermanlands län, med de tre största städerna Eskilstuna, Nyköping och Katrineholm. Regeringen har under 2013 och 2014 satsat extra pengar på utveckling i just Södermanland och det är en av anledningarna till att trenden börjar växa. Under 2014 beslutades också om att satsa över 50 miljoner kronor på att utveckla transportsystemet i Södermanlands län, som en del av den Nationella Transportplanen.

Kanske är detta tendenser som gör att det området är rätt för dig att satsa på i fråga om expansion av ditt företag? Och för att återgå till vad vi skrev inledningsvis så rekommenderar vi då att du även anlitar en lokal aktör när det gäller redovisningsfrågor. En lämplig och rekommenderad partner är KonSalt, som är en redovisningsbyrå i just Eskilstuna, Nyköping och Katrineholm. KonSalt erbjuder dessutom en prova på-månad, vilket gör dem ännu bättre för dig som är ny i området och söker en pålitlig partner.

Byt ut din kontorsinredning

Många företag väntar alldeles för länge med att byta ut sina konferensbord och konferensstolar. Det är helt enkelt något som inte prioriteras högt. Det finns mycket som måste förbättras och man ser hellre att anställda får det bästa på marknaden. Detta är givetvis enormt viktigt också. Utan en bekväm kontorsstol och ett fungerande kontorsbord kommer inte bara de anställda tröttna på arbetsplatsens utseende, de kan dessutom få arbetsskador av att sitta och arbeta ergonomiskt dåligt. Så självklart ska man inte slarva med detta! Men att helt strunta i att rusta upp konferenssalen med nya bord och stolar kan vara ett stort misstag.

Det är runt konferensbordet, sittandes på konferensstolar, som många beslut inom företaget tas och det är här som många affärer slås igenom. Det betyder mer än vad man tror att bordet är snyggt och att stolarna är bekväma. Helhetsintrycket är viktigt, och ett nytt bord kan verkligen lyfta upp hela konferenssalen. När ni tar emot potentiella kunder och ska diskutera heta frågor är det ytterst viktigt att omgivningen är snygg. Vad hade du själv tänkt om du blev välkomnad av ett företag du var intresserad av att göra affärer med, och de bad dig sitta ned vid ett slitet bord med mycket repor och skavanker.

Men det är inte bara vid besök och när ni ska försöka konvertera potentiella kunder som ett fräscht konferensbord och nya bekväma konferensstolar kommer till sin rätt. Arbetsmoralen kan höjas rejält av dessa uppgraderingar. Att som anställd äta sin lunch på en skön stol, vid ett vackert bord tillsammans med kollegor bådar mycket gott för eftermiddagens arbete.

Så nästa gång du flyttar, finns det inte mycket som talar för att inte satsa på nya kontorsmöbler (Se DPJ.se). Det är en investering för företagets framtid och något som mycket sällan ångras. Tänk om den stora affären ni som företag drömt om avgörs på grund av detta?

Flytta grus med åkeri i Stockholm

Att flytta företag behöver inte bara handla om att flytta människor och inredning. Det kan också handla om att flytta stora mängder med material såsom grus, berg eller kross. Detta blir aktuellt när ett företag till exempel har satsat på eller ska satsa på en större utomhusmiljö, som ska vara tilltalande och attraktiv för kunder och samarbetspartners som möter den.

GrusFör en tid sedan var vi inblandade i ett projekt i Stockholm där ett företag först flyttade från en lokal till en annan för att senare den här våren också iordningställa den lummiga utomhusmiljö som fanns vid den nya lokalen. Det innebar stora mängder jord och grus som behöver transporteras från den gamla till den nya lokaliteten och till detta tog vi hjälp av ABT Transport, ett åkeri i Stockholm och är dotterbolag till ABT Bolagen. Med ett stort antal olika typer av fordon kan de erbjuda just den transport man letar efter och göra det på ett mycket effektivt sätt.

Samtidigt är det viktigt för oss (och även i det här fallet för det aktuella projektet) att samarbetspartners tar ett medvetet ansvar för sin miljöpåverkan vilket ABT Transport gör med ett mycket modernt sätt att hantera sin bränsleförbrukning och ligger här i framkant jämfört med många andra åkerier i Stockholm.

Så ett lyckat samarbete gjorde att de stora mängderna med material kunde flyttas och komma på rätt plats, där sedan duktiga trädgårdsplanerare skapade en otroligt härlig miljö för företaget i fråga, som kommer att skapa en inbjudande oas vid första anblick till företagets kontor.

Lastpallar som hjälper dig vid din nästa flytt

Vid en flytt eller en transport av större och tyngre föremål är det mycket smidigt att använda sig av lastpallar. Det är lätt att tro att lastpallar endast används av större företag i samband med stora lager, men det är faktiskt vanligt att använda sig av lastpallar i många olika sammanhang.

En EUR-pall är det bästa och mest pålitliga alternativet, en lastpall som dessutom går att återanvända flera gånger så länge den underhålls och sköts. På en lastpall kan stora volymer förpackas och förflyttas sedan enkelt med hjälp av en truck. Så visst, det behövs ju givetvis en truck men det är oftast inga problem att lösa för en flytt.

För det är faktiskt så att det finns mycket att tjäna på att använda sig av en lastpall när du ska flytta ditt företag. Framförallt om du i samband med flytten väljer att laga en stor del av nuvarande inventarier i ett lager istället för att använda det även i den nya lokalen. För oftast upptäcker vi ju i samband med flytt att det mesta egentligen inte behövs, men samtidigt är det emellanåt onödigt att bara göra sig av med allting.

Ett företag som reparerar och säljer EUR-lastpallar är JRG Erikssons Pall & Emballage i småländska Kvillsfors. Företagets sortering, reparation och försäljning av pall erbjuder ett bra miljötänk för produkten och är ett alternativ om du är intresserad av lastpallar vid din nästa flytt.

Att använda sig av förändringsmotstånd

Många förändringar inom företag väcker ofta ett motstånd hos anställda. Inte minst en så pass stor förändring som att flytta ett helt kontor till nya lokaler. Anställda har nämligen en tendens att inte se vinsterna i en flytt, trots att det innebär möjlighet till utveckling och ett nog så viktigt miljöombyte. Detta uppstår framförallt när en flytt inte är helt förankrad hos de anställda innan den genomförs, att de anställda inte har fått vara med i processen. I de situationer uppstår lättast ett förändringsmotstånd som kan ta tid och kraft att övervinna.

Men förändringsmotstånd behöver inte vara något negativt, det kan också utnyttjas för att utveckla dig och din organisation, både när det gäller en flytt eller andra förändringar. Du kan därför ta följande tankar med dig i en process av förändringar.

  1. Skapar delaktighet genom att medarbetaren engagerar sig större frågor och målsättningar samt antar en aktiv roll i förändringsprocessen.
  2. Skapar information och kommunikation om det område där förändringen eller utvecklingen genomförs.
  3. Skapar en personell och organisatorisk energi som senare kan vara nyttig för företaget, när förändringen väl är genomförd och motståndet har avtagit.
  4. Sparar tid och kraft – med andra ord pengar.

En framgångsrik förändringsledare bör ta vara på dessa förutsättningar i processen och därigenom skapa en framgångsrik förändring. Eller i det som intresserar oss, en framgångsrik företagsflytt. Att flytta handlar inte bara om att lyfta kartonger – det handlar om att lyfta företag. Och då måste människorna vara med från början.